Eeldused
Millised tingimused peaksid organisatsioonis olema täidetud selleks, et luua head e-teenust? Käsitleme nii ülesehitust, kompetentsi, ressurssi kui ka mõteviisi.
Antud peatükis on eeldused jagatud kahte erinevasse ossa – eeldused kogu organisatsiooni e-teenuste keskkonna rakendamiseks ning eeldused konkreetse funktsionaalsuse äriarenduse etapi alustamiseks. Eeldustest mööda minna ei tohi, nende olemasolu või täitmine enne aktiivse arendustöö algust on kogu projekti edukuse mõttes äärmiselt oluline.
Kogu e-teeninduse arendamise puhul on eeldused järgmised:
Organisatsioonis peavad eksisteerima kõik kanali arendamiseks tarvilikud rollid (vt organisatsiooni rolli peatükki), kindlasti peab olema määratud ühe isiku või osakonna vastutusalasse kanali omaniku roll. Maanteeametis olid kõik muud rollid paigas peale kanali omaniku rolli, mis fikseeriti antud projekti esimesel koosolekul.
Organisatsioonis peavad olema piisav internetistrateegiline, interneti eripärasid tundev ning kasutajaliideste kompetents või sõlmitud partnerlus vastavat kompetentsi omava ettevõttega. Maanteeametis majasiseselt antud kompetents puudus, antud projektis sai projekti elluviija näol antud kompetents kaasatud. Samas puudus kasutajaliideste loomiseks püsiv koostööpartner, mis tähendab, et on suur oht kogu keskkonna poolikult lahendamiseks ning seeläbi projekti tulemuse nõrgenemiseks.
Organisatsioonis peab olema protsesside ühtlustamise või lihtsustamise kompetents ehk äritehnoloogiline üksus, kelle ülesanne on hoolitseda kõikide protsesside ühtlustamise ning lihtsustamise eest. Maanteeametis täitis antud rolli osaliselt IT ning osaliselt teenuste omanikud. Parem on, kui antud roll on täies ulatuses tsentraalses üksuses, kuid antud juhul oli tegemist piisavalt toetatud funktsiooniga.
Juhtkonna teadlikkus e-teenuste arendamise vajadusest. Maanteeametis oli juhtkonna poolt väga selge ja tugev tugi e-teenuste arendamiseks, nende poolt tulid kõik projektile eelnevad muudatused ja tellimused, mis võimaldasid antud projekti edukalt ellu viia.
Tervikliku lahenduse väljaarendamiseks piisav rahaline eelarve. Pooliku eelarvega tohib arendama asuda ainult juhul, kui antud eelarve raames jõutakse kokkulepitud tervikliku ja klientideni viidava vahetulemuseni. Arendustegevust ei tasu alustada, kui antud raha eest jõutakse valmis vaid poolik osa, sel juhul läheb arendusraha suures osas raisku. Maanteeametis oli nii äriarenduse kui IT arenduse jaoks piisav raha olemas, et jõuda vähemalt tervikliku vahetulemuseni, mida klientidele välja anda.
Klientide või organisatsiooni poolne vajadus e-teenuste arendamiseks. E-teenuste osas peab olema tugevat arenguruumi kas teenuste internetis kasutamise, teenuste kasutusmugavuse, kliendiprobleemide arvu või organisatsiooni äritulemuste saavutamise osas. Maanteeametis oli arenguruumi piisavalt kõikides eelpoolkirjeldatud valdkondades, oli olemas nii organisatsioonisisene nõudlus kui nõudlus klientide poolt.
Konkreetse funktsionaalsuse äriarenduse faasi eeldused on järgmised:
Peavad olema läbitud antud käsiraamatu faasid 1 ja 2 ning selle tulemusel peab olema välja töötatud juhtkonnas kinnitatud ning organisatsioonis tutvustatud veebistrateegia ning peab olema kehtiv ning pädev stiiliraamat koos raami disainiga. Need kaks dokumenti ei pea olema äsja koostatud, kuid nad peavad nii antud hetkes kui vähemalt järgmise 24 kuu ulatuses kehtima, et õigustada antud arenduste tegemist. Kui strateegia on muutumas, tuleb enne uuendada strateegia ja alles seejärel alustada arendustega. Maanteeametis oli stiiliraamatu projekt äsja lõpetatud, kuid strateegia soovitud kujul puudus. See tähendas, et tunduvalt suurem osa aega ja ressursse kulutati projektides kõikide eraldiseisvate strateegiliste arutelude läbiviimiseks.
Projekti meeskonnas peavad olema kaetud kõik vajalikud kompetentsid ja rollid (vt peatükk projekti meeskonnast). Selles peatükis kirjeldatutest ei saa eristada kriitilisemaid ja vähem kriitilisemaid rolle, kõik defineeritud rollid on hädavajalikud ärianalüüsi faasi õnnestumiseks. Maanteeametis olid kõik organisatsioonisisesed ametikohad kaetud, mitmed neist küll alles äsja mehitatud ja seetõttu vähesemate Maanteeameti siseste kogemustega. Maanteeametis olevatel töötajatel oleks võinud olla parem e-teenuste alane kompetents, antud juhul sai seda kompenseerida välise partneri olemasoluga.
Valmis peab olema eelanalüüsi dokument (vt lisas), milles peab olema kirjeldatud tänane seis nii tehniliselt, protsessiliselt, klienditeeninduslikult ning arenduse tulemusel saavutatavad eesmärgid, lisaks ka erinevad tehnilised nõuded (vt dokumentatsiooni peatükki). Maanteeameti projektis oli eelanalüüsi dokument koostatud päris põhjalikult, isegi liiga põhjalikult - mittevajalikuks osutus detailne soovitud lahenduse protsessikirjeldus. See osa dokumendist sünnib koostöös kasutatavusspetsialistidega.
Lepingud peavad olema sõlmitud antud arenduseks vajalike koostööpartneritega. Tüüpiliselt läheb väljastpoolt organisatsiooni tarvis kasutatavus- ning disainipartnerit, samuti IT arenduspartnerit. Need kompetentsid, mis organisatsioonisiseselt on puudu, peavad olema kaetud väliste lepingutega. Maanteeametis oli olemas arendusleping tarkvaraarendajaga, kuid katmata oli pikaajaline disainipartnerlusleping. Äriarendusfaasi läbimiseks olid antud lepingud piisavad, kuid teenust tuleb toetada erinevate rollide poolest ka juurutusfaasis ning pärast lansseerimist, seega on lepingutega mittekaetuse ohukohad just selles, et ei ole tagatud ühtlane ja piisav e-teenuse kvaliteet kuni live’ini välja.
Projektil peab olema kokkulepitud ajakava, eelarve ning prioriteetsus. Oluline on, et kõik antud projektis osalevad isikud saaksid projekti edukasse kulgu oluliselt oma aega ja energiat panustada. Juhul, kui projekt ei saa osaliste poolt piisavalt vajatavat tähelepanu, kannatab tulemuse kvaliteet ning läbimõeldus või siis läheb projekt oluliselt pikemaks ja kallimaks. Maanteeametis õnnestus kõikide e-teenuste äriarendusfaas hoida hästi kompaktsena, mis tähendas tihedaid koosolekuid 2 korda nädalas ning kus osalesid alati kõik vajalikud osapooled. Kohati oli koosolekute vastu isegi liiga suur huvi ning osalema sattusid ka inimesed, kes ilmtingimata poleks pidanud koosolekutest osa võtma. Maanteeameti projektid kulgesid sisulises mõttes väga edukalt ning süstemaatiliselt.