Arenduse maksumuse arvestamise põhimõtted

E-teenuste väljaarendamise maksumuse hindamine sõltub väga suurel määral sellest, milliseid e-teenuseid, millise teenustaseme jaoks ning millise kvaliteediklassiga välja arendada soovitakse. Antud peatükk käsitleb põhjalikumalt, milliseid kulutusi tuleb teha e-teenuste arendamiseks organisatsiooni äripoolel – s.o teenuste ja toodete omanike juures, kommunikatsiooniüksuses, äritehnoloogia üksuses ning kanali omaniku juures. IT maksumuse hindamisel on toodud peamised kuluallikad ning kulude arvestuse põhimõtted, sest IT arenduskulude määr sõltub tunduvalt enam olemasoleva IT arhitektuuri tugevusest ning süsteemi ülesehituse keerukusest.

Antud peatükk käsitleb ainult otseseid e-teenuste arendamiseks mõeldud kulutusi. E-teenuste arendamine käivitab terve rea teisi organisatsioonisiseseid arendusprotsesse (nt parema andmekvaliteedi vajaduse, vajaduse tugevdada klienditeenindust), kuid need kulud tuleks tegelikult organisatsiooni tugevdamiseks ära teha niisamagi, ilma e-teeninduseta. E-teenindus on siin lihtsalt katalüsaator, mis toob need muudatusvajadused selgemalt ilmsiks ja seetõttu ei tohiks neid kulusid e-teenuste alla panna.

Samamoodi on IT kulude puhul eeldatud, et kõik vajalikud tugisüsteemid on organisatsioonis loodud ja olemas ning töö nõuab ainult IT arendustööd e-teenuste loomise kallal, mitte näiteks arveldussüsteemi väljavahetamist.

E-kanali arendamisega seotud äripoole kulud on järgmised:

• Sisemine tööaeg:
  • Kanali omanik
  • Teenuse omanik
  • Kommunikatsiooniüksuse töötajad
• Partnerite tööaeg:
  • Ärianalüüsi partner
  • Disainipartner
  • Keeletoimetaja
  • Tõlkepartnerid

E-kanali arendamisega seotud IT kulud koosnevad kolmest oluliselt komponendist:

• IT sisemisest tööst
• IT välis(t)e koostööpartnerite arendustöödest
• investeeringutest riistvarasse ning toetavasse tarkvarasse

Ülejäänud IT või äripoolega seotud kulutused (näiteks juhtkonna tööaeg) on väiksema mastaabiga ning ei mõjuta kulutuste tervikpilti olulisel määral.

Kulutuste hindamisel on arvestatud keskmise suurusega iseteeninduse loomisega, millele oma suuruse ja keerukuse poolest vastab näiteks Maanteeameti iseteenindus. Väiksemate e-teenuste puhul tuleb arvestada proportsionaalselt väiksema arenduskuluga, suuremate kui Maanteeameti e-teenuste puhul enam antud mudelit kasutada ei saa. Suuremate e-teenuste puhul tuleb samu arvestuspõhimõtteid kasutades teha siiski täiesti eraldiseisev kulude arvestus, sest hinnangud ei anna enam piisavalt täpseid tulemusi nende arenduste eelarvestamiseks.

Maanteeameti projektis mõõdeti viieetapilisest tööst umbes poole etapi töömahtusid, kõikide teiste puhul kasutatakse autorite varasemate kogemuste põhjal saadud hinnanguid. Arvestuse aluseks on võetud e-teenuse keskkonna loomine, kus on 9 kokkuvõttes keskmise keerukuse ja arendusmahuga teenust ning tuleb läbida kõik antud käsiraamatus käsitletud etapid. Maanteeametis oli vastavaid teenuseid kolm, kokku keskmise arendusmahuga. Arvestuse puhul on võetud majasisese ressursi keskmiseks kogumaksumuseks 25€/tund, majaväliste partnerite puhul keskmiselt 50€/tund. Kõiki allpool toodud numbreid ning maksumusi tuleb arvestada kui keskmist tulemust ning kogemuse põhjal väljakujunenud mahtusid, mitte alust konkreetse hinnapakkumise koostamiseks, mis sõltub väga suurel määral konkreetsest olukorrast, teenustest ning hanke tulemustest.

Veebistrateegia ja roadmapi koostamine nõuab kanali omanikult ligikaudu 20-30 päeva tööaega, millele lisandub kõikide teiste antud protsessiga seotud ametikohtade puhul samuti ligikaudu 15-20 päeva tööd. See ajakulu hõlmab sealhulgas ka strateegilise plaani kommunikeerimiseks tehtavat tööd.

Kokku tuleb arvestada strateegilise plaani koostamiseks 35-50 tööpäeva maksumusega 7000-10000 eurot. Kui organisatsioonis on olemas kanali omanik, aga mitte piisavalt kompetentsi ning strateegia koostab seetõttu majaväline partner, kellel on antud valdkonna põhjalikud kogemused, siis võib arvestada, et kanali omanik peab tegema 10-15 päeva tööd, majaväline partner 15-20 päeva ning ülejäänud ametikohad sarnaselt varasemale 15-20 päeva tööd. Kogumaksumus 11000-15000 eurot. Päris 100% väljast veebistrateegiat sisse osta ei tohi – majja sisse peab kogunema siiski baaskompetents kanali omamise osas, välist konsultanti tuleb kasutada praktilise koolitusvõimalusena.

Raami disaini loomine nõuab majasiseselt tööaega märkimisväärsemalt kanali omanikult ning kommunikatsiooniüksuselt (stiiliraamatu eest vastutajalt). Nende kahe tööhulk on mõõdetav kokku ca 20 tööpäevaga. Välistest partneritest on suurimaks kuluks kavandite ja disaini loomise kulu, millele kulub eeltingimuste täidetuse korral umbes 20 tööpäeva kasutusmugavuse analüütiku ja disaineri tööd. Kasutajauuringute läbiviimiseks tuleb arvestada umbes 3-5 päeva lisatööd. Kokku summeerides on raami disaini loomise kogumaksumus organisatsioonile umbes 13-14 tuhat eurot.

Sisu tootmise etapp sõltub väga suurel määral infomahtudest. Eeldades, et e-teenuse loomisel integreeritakse e-teenuste juurde võtmeinformatsioon antud teenuste kohta, siis 9 teenuse korral tuleb lisaks 9 alajaotusele üles ehitada ka menüüd, avalehed ning kuni kümmekond täiendavat infolehekülge. Üheksa teenusega keskkonna sisuline ülesehitamine tähendab kokku disainitööd 20 päeva ulatuses, toimetamist 5 päeva ulatuses, sisemist kirjutamist ning tööde organiseerimist 15 päeva, 10 päeva HTML realiseerimist ning lisaks tõlkekulusid. Antud teenuste keskmine tunnihind on pigem 40€ ringis, seega kõikide tööde kogumaksumus on ca 15 tuhat eurot.

Funktsionaalsuse arendamise etapis on kõige mõistlikum samamoodi arvestada töömahtu meeskondade kaupa. Kui vaadata Maanteeameti näidet, siis ühe funktsionaalsuse ärianalüüsi, wireframe’ide ning disaini peale kulus tööaeg järgmiselt:

Kokku kulus sisemist tööaega kõikide seotud rollide peale kokku 238 tundi ning koostööpartneri pool 375,5 tundi, mis teeb ärianalüüsi etapi kogumaksumuseks kolme teenuse puhul u 21000 eurot ning vastavalt ühe teenuse puhul keskmiselt 7000 eurot. 9 teenuse ning teatud üldarenduste (login, avalehed, volitused, rollivalik) korral oleks ärianalüüsi kogukulu seega u 10 korda kõrgem ehk 70 tuhat eurot.

Testimis-, juurutus- ning live’i mineku ning live’i järgne etapp nõuavad äripoolelt nii kanali omanike, kommunikatsiooniüksuse töötajate kui teenuste omanike tööaega ca 20-25 tööpäeva ulatuses, samuti IT sisemist ressurssi umbes samal määral. Kirjeldatud e-teenuse mahtude juures on taolise tööga seotud isikuid kokku umbes 15, välise IT partneri töömaht kuulub juba teenuse väljaarendamise sisse eelmises etapis. Kokku on töömaht ca 300-380 tööpäeva, mis tähendab rahaliselt üheksa teenuse kohta 60-75 tuhandet eurot.