Maanteeameti projektieelne situatsioon

Antud peatükk annab ülevaate sellest, milline oli projektieelne situatsioon Maanteeametis. Antud taust aitab paremini mõista töös toodud näiteid ning organisatsioonis tehtud otsuseid, samuti seda, milliste piirangutega tuli protsessi käigus arvestada.

Maanteeameti uue e-teeninduse järgi oli vajadus juhtkonnas teadvustatud juba 2012. aastal, kuid selle projekti elluviimine tol perioodil oli sisuliselt võimatu seetõttu, et puudusid suures osas projekti elluviimiseks vajalikud inimesed, kompetents ja töökorraldus.

2013. aasta esimese nelja kuuga said mehitatud IT juhi ja klienditeenindusjuhi ametikohad, samuti asus tööle peadirektori asetäitja, kelle haldusalasse kogu klienditeenindus, sh e-kanalite valdkond kuuluma hakkas. IT-sse asusid tööle projektijuht ning analüütik. Selle tulemusel said Maanteeametis täidetud peaaegu kõik rollid, mis olid tarvilikud e-teenuste arendusprojektide elluviimiseks. Teenuste omanikud olid organisatsioonis juba varasemast olemas ning nende oma valdkonna kompetents ja staaž olid täiesti küllaldased.

Ainus, mis organisatsioonis puudu jäi, oli e-kanalite kompetents. Kõik juhid ja spetsialistid olid oma alal igati kogenud tegijad ning nad olid muuhulgas kokku puutunud ka internetikanalitega, kuid internetikeskkonna alaseid projekte ning valdkonda ei olnud neist keegi juhtinud. Seetõttu ei olnud kuni antud projekti avakoosolekuni ka defineeritud, kelle käes peaks olema kanali omaniku roll.

Kanali omaniku roll sai määratud klienditeenindusjuhile, kes oli organisatsiooniga liitunud vaid veidi enne projekti algust ning seega oli tema jaoks uus lisaks e-kanali maailmale ka Maanteeameti organisatsioon.

Antud projekti eel oli käivitatud teine e-teenuste arendusega seotud projekt, mille eesmärk oli töötada välja Maanteeameti iseteeninduse uus stiiliraamat, navigatsioonilahendus, raami wireframe’id ja disain, teenuste ülesehitusloogika ning rakendada uus stiiliraamat ja teenuste loogika ülesehitus ka kahe funktsionaalsuse peal – sõidukite omanikuvahetus ning ajutine registrist kustutamine.

Antud projekti koostööpartneriks oli samuti Ziraffi meeskond. Funktsionaalsused olid juba eelnevalt läbinud analüüsi ja IT arenduse etapid, kui töö käigus muutusid äripoole nõuded ning antud projekti disainifaasis tuli töö kahel korral muutunud sisendi tõttu ümber teha. Seega tuli antud projekti tarbeks arvestada, et äritellimused ei pruugi vastata tegelikule soovitud e-teeninduse tasemele.

Esimese projekti läbiviimine osutus oodatust keerukamaks ka organisatsiooni stiiliraamatu puudumise pärast, mis takistas kiirelt e-teeninduse stiiliraamatu väljatöötamist.

Projektis osalevate inimeste motivatsioon teha väga head asja oli täiesti olemas, sealhulgas olid väga heast tulemusest huvitatud ka pikaajalise staažiga teenuste omanikud. Teenuste omanikud olid küll ettevaatlikud IT arenduste loodetava kvaliteedi suhtes, kuid nad olid igati koostöövalmid ning valmis tegema ka raskeid kompromisse parima tulemuse saavutamise nimel.

Oluline projektieelne puudujääk oli Maanteeameti internetistrateegia puudumine. Teatud alused olid läbi arutatud ja kokku lepitud, kuid suurem osa vajalikest kokkulepetest baseerusid kas omavahelistel vestlustel või üksikisikute arvamusel, milline võiks lõpptulemus olla. Organisatsiooniülest kokkulepet projekti alguses olemas ei olnud. Selle tulemusel tulid funktsionaalsuste arendamise koosolekutel tihtipeale üles strateegilised teemad, mida lahendamata ei olnud võimalik mõistlikult edasi liikuda – näiteks liisingfirma esindajatega kohtumine antud kliendirühma vajaduste mõistmiseks ning nende protsessi kaasamiseks, samuti riigilõivude ülesehituse ning tasude suuruse arutelud, mis oleksid pidanud suures osas lauda tulema juba internetistrateegia kokkupanemisel. See tähendab, et projekt kujunes kõigi osapoolte jaoks mahukamaks ning rohkemat ümbertegemist vajavaks kui algul oodatud.

Kokkuvõttena võib Maanteeameti valmisolekut ning motivatsiooni antud projekti läbiviimiseks pidada siiski keskmisest paremaks.