Dokumenteerimine ja projektiks vajalikud töövahendid

Ettevõtte siseselt tehtav funktsionaalsuste analüüs

Projekti alustamise eelduseks on tellija poolt tehtav põhjalik loodavate teenuste analüüs. Analüüsi tegemise käigus mõtleb tellija täpselt läbi, mida ta veebist soovib saada? Selgitab millistes kanalitest hetkel teenust kasutatakse ja kuidas? Kas veebis hakkab teenus välja nägema teistmoodi? Kas teenusega veebi minekuga kaasnevad ka muudatused teistes kanalites.

Hetkeolukorra kirjelduses annab analüüsi dokument ülevaate, millistes kanalites teenust saab hetkel kasutada. Näiteks maanteeameti näitel on kõige levinum teenuse osutamise kanal ARK bürood. Kuid ka läbi telefoni tehtavad registreeringud ja ka partnerite poolt vahendatavad teenused- näiteks autokoolid registreerivavad samuti õppureid eksamitele ning liisingettevõtted registreerivad autosid ning lisavad kasutajaid.

Hetkeolukorra kirjeldus peab sisaldama hetkel kasutuses olevate kanalite kirjeldust ning iseloomustust.

Teenusega seotud isikud ja rollid alajaotus selgitab täpselt lahti, kellel arendatav teenus kuulub ning mida ta soovib antud teenusest saada. E-teenust arendades tuleb kindlasti ära määratleda, kes on loodava e-kanali omanik ning ühtlasi tuleb selgelt ka ära määratleda, kes on teenuste omanikud, kelle teenuseid uues kanalis pakkuma hakatakse.

Kui teenuse omanikud ning e-kanali omanik on selgelt paigas, läheb ka arendusprotsess oluliselt kiiremalt edasi. Teenuse juhid üldiselt mõtlevad eelkõige enda haldusalas olevatele teenustele, kanali omaniku ülesanne on hoida tervikpilti. Kanali omanikul peab olema piisavalt otsustusõigust, milliseid teenuseid ja kuidas e-kanalis müüakse ja millised on prioriteedid. Kui kanali omanik on puudu, siis tihti teenuse omanikel oma erinevate teenustega konsensusele jõuda on väga raske.

MA NÄIDE: maanteeametiga koostööd alustades puudus neil selge kanali omanik, mis tõi kaasa probleemid otsustamises. Nii kui sai ettevõtte sees kanali omanik paika, hakkas info paremini liikuma ja ka otsused kiiremini tulema. Kui on selge kanali omanik, läheb infovahetus paremaks nii ettevõtte sees, kui ka ettevõtte ja partneri vahal. Kõigil on selge, kelle poole antud kanalit puudutavate küsimustega pöörduda.

Ärivajadus kirjeldab, mida soovitakse antud teenuse veebi viimisega saavutada- milline on antud teenuse tulevik visioon. Mis on teenuse veebi viimise eesmärk ning kuidas plaanitakse eesmärgi saavutamist mõõta?

Ärivajaduseks võivad olla näiteks: kulude kokkuhoid füüsilises kanalis või konkurentidelt turuosa võitmine läbi uue kanali kasutuselevõtu. Ning miks ka mitte lihtsalt teenuse kvaliteedi parandamine/ teenuse lihtsustamine.

Mõõdikuteks sobivad näiteks klienditeenindusse tulevate kõnede hulga langus, füüsiline kontori külastuste langus, veebis tehtavate tegevuste kasv jne.

MA NÄIDE: ennem uue iseteeninduse projekti algatamist oli maanteeametis omanikuvahetuse ja ajutise kustutamise teenuse kasutamine veebis 0,7%. Maanteeameti veebiteenustele püstitatud eesmärk on, et 80% kõigist teenustest tuleb osutada läbi iseteeninduse.

Erinevad vormid

Mis hakkab veebis välja nägema teistmoodi?

Kasutuslood annavad väga realistliku ülevaate loodavast teenusest. Kasutuslood peavad sisaldama täpset protsessikirjeldust, kuidas inimene teenust tarbiks. Parimal juhul võiksid kasutuslood olla kirjeldatud ka joonisena.

MA NÄIDE: Juhiloa taotluse esitamine

Isikul (juhiloa taotleja) puudub soovitud kategooria juhtimisõigus ning ta pöördub selle taotlemiseks MA LR büroosse. Isik teeb MA LR büroos asuvas fotoboksis foto ja esitab nõutavad dokumendid:

fotoga isikut tõendav dokument (nt ID-kaart) – isiku tuvastamiseks;

paberkandjal kehtiv tervisetõend – MA LR büroo klienditeenindaja sisestab tervisetõendi andmed ARIS2-sse, kui ei ole läbi TIS-i andmed juba ARIS2-sse tulnud;

paberkandjal autokooli tunnistus – autokoolid edastavad üldjuhul koolitusgruppide ja koolitunnistuste andmed läbi Paberivaba ARK-i ARIS2-sse, kuid erandjuhtudel (kui tunnistuse andmed puuduvad) sisestatakse tunnistuse andmed LR büroos;

…

MA LR büroo klienditeenindaja tuvastab isiku ja avab ARIS2-s valiku „Juhiluba“ alamvaliku „Taotlus“ ning otsib isikukoodi järgi isiku.

Leitud isiku juures kuvatavast valikust „Tegevused“ valib soovitud alamvaliku. Isiku juures võimalike tegevuste kuvamine sõltub järgmistest asjaoludest¹:

taotleja vanus;

kehtiva tervisetõendi olemasolu;

aktiivse juhtimisõiguse staatus;

…

Kui isikul puudub kehtiv tervisetõend, siis selle andmed saab sisestada leitud isiku juures kuvatava valiku „Tegevused“ alamvalikust „Tervisetõend“.

Pärast sobival alamvalikul klikkimist süsteem kuvab MA LR büroo klienditeenindajale vormi „Isiku detailvaade“ ning teostab päringu RR-i. Süsteem uuendab isiku andmeid ARIS2-s vastavalt RR-is isikuga seotud andmetele. Taotlusega jätkamiseks peab vajutab klienditeenindaja nuppu „Salvesta“.

Järgmisena kuvatakse taotluse liikide „Esmane“ ja „Juhiluba“ (kus kategooriaks on „AM“) ning „Esmane juhiloaks“ korral KARS-i kontrolli vorm, kus rikkumiste olemasolu korral peab MA LR büroo klienditeenindaja vajutama nuppu „Rikkumisi on“ ning kui rikkumised puuduvad, siis nuppu „Rikkumisi ei ole, koosta taotlus“.

Taotluse liikide „Esmane“ ja „Juhiluba“ (kus kategooriaks on „AM“) puhul rikkumiste korral taotlust ei koostata. Liigi „Esmane juhiloaks“ korral koostatakse taotlus ja määratakse sinna uus vajalik teooriaeksam.

Praegu automaatpäring ARIS2-st KARS-i ei toimi ning MA LR büroo klienditeenindaja peab tegema päringu KARS-i käsitsi ning vastavalt päringu tulemustele vajutama ARIS2 KARS-i vahevormil õiget nuppu. Muude taotluse liikide korral KARS-i kontrolli ei teostata.

Taotleja vanus kuvatakse päeva täpsusega taotluse vormil. Alla 18 aastane esmase juhiloa taotleja peab esitama vanema kirjaliku nõusoleku. See lisatakse taotlusele lisadokumendina. Kui isik on alla 18 aastane ning taotleb esmast juhiluba, siis MA LR büroo klienditeenindaja informeerib juhiloa taotluse esitajat, et ta ei saa oma juhiluba kätte enne 18 aastaseks saamist.

Kui kõik eeltingimused on korras, siis koostatakse taotlus (taotluse staatuseks määratakse süsteemis Koostatud). Vastavalt taotluse liigile ja määratud juhtimisõiguse kategooriatele süsteem määrab taotlusele automaatselt vajalikud eksamid.

Järgmisena MA LR büroo klienditeenindaja seob taotlusega isiku foto (MA LR büroo fotoboksis tehtud foto) ja allkirja (MA LR büroos klienditeenindaja juures allkirjapadjalt võetud allkirjakujutis). Tulevikus luuakse võimalus ka PPA KMO infosüsteemist (isikut tõendavate dokumentide andmekogu) taotleja foto ja allkirja pärimiseks ning taotlusega sidumiseks².

Märkus: Foto ja allkirja kujutise taotlusega mittesidumine ei takista taotluse aktsepteerimist, st fotot ja allkirja saab lisada ka hiljem.

Vaikimisi määratakse taotlusele juhiloa kättesaamise kohaks MA LR büroo, mille klienditeenindaja taotluse koostas. Juhiloa kättesaamise kohta saab taotlusel muuta plokis „Väljastamise andmed“. Sdamuti saab sinna märkida, kas luba taotletakse kiirkorras³.

Tulenevalt taotluse liigist märgib MA LR klienditeenindaja taotlusele muud vajalikud andmed ning lisab vajalikud lisadokumendid.

Taotlusega riigilõivu⁴ sidumiseks peab MA LR büroo klienditeenindaja otsima ARIS2-st riigilõivu ja siduma selle taotlusega. Praegu automaatselt otsitakse riigilõive taotleja isikukoodi alusel, klienditeenindaja saab otsinguparameetreid korrigeerida.

Kui taotluse andmed on korras ning riigilõiv seotud, siis MA LR büroo klienditeenindaja aktsepteerib taotluse (nupp „Aktsepteeri“). Taotluse staatuseks määratakse süsteemis Aktsepteeritud.

MA LR büroo klienditeenindaja trükib taotluse süsteemist paberkandjale välja ning märgib sinna isikut tõendava dokumendi andmed, mille alusel ta juhiloa taotleja isiku tuvastas. Paberkandjal taotlus arhiveeritakse büroos.

Kui taotlemise eeltingimused ei ole täidetud, siis juhiluba taotleda ei saa. MA LR büroo klienditeenindaja informeerib taotlejat puudustest (koolituse läbimise andmete puudumine, kehtiva tervisetõendi puudumine, RR-is elukohaandmete registreerimise kohustus jne) ning taotlust ei koosta. Kui puudused ilmnevad pärast taotluse Koostatud staatusesse jõudmist, siis klienditeenindaja tühistab taotluse (nupp „Tühista“). Klienditeenindaja poolt tühistamata ning staatuses Koostatud taotlused tühistab süsteem öösel automaatselt.

Olemasoleva tehnilise lahenduse kirjeldus peab sisaldama piisavalt informatsiooni, et oleks võimalik hinnata, kas olemasolevad süsteemid seavad uutele arendustele mingeid piiranguid või eelduseid. sd

MA NÄIDE olemasolevate infosüsteemide kirjeldus:

Seotud infosüsteemid

Tänane olukord

Liiklusregister (ARIS2) – praegu hoitakse ja hallatakse juhiloataotluste andmeid, juhtimisõiguse andmeid, tervisetõendite andmeid, sõidukoolituse läbimise andmeid, eksamite andmeid (eksamite graafikud, eksamitele registreerunud, eksamineerijad jm).

Rahvastikuregister (RR) – praegu kontrollitakse juhiloa taotlejate ja eksamile registreerujate alalise elukoha olemasolu Eestis, elukoha aadressi registreeringu olemasolu, isiku RR-is olemasolu.

Karistusregister (KARS) – juhiloa taotleja karistusandmete kontrollimine. Praegu ei toimu automaatset andmete pärimist KARS-ist, MA LR büroo klienditeenindaja teeb taotluse koostamisel/läbivaatamisel päringu KARS-i käsitsi.

Tuleviku vaade

Liiklusregister (ARIS2) – säilib praegune olukord

Rahvastikuregister (RR) – säilib praegune olukord

Karistusregister (KARS) – juhiloa taotleja karistusandmete kontrollimine. Tuleb arendada välja automaatne andmete pärimimine KARS-ist, et MA LR büroo töötaja ei peaks aeganõudvaid päringuid käsitsi teostama. Vajab läbirääkimist ja kokkuleppeid KARS-i omaniku Justiitsministeeriumiga.

Terviseinfosüsteem (TIS)⁵ – juhiloa taotlejate ja eksamile registreerujate tervisetõendi andmete pärimine/edastamine ja salvestamine ARIS2-sse.

Politsei- ja Piirivalveameti (kodakondsus- ja migratsiooniosakonna) isikut tõendavate dokumentide andmekogu (PPA KMO IS)⁶ – päritakse foto- ja allkirjakujutised

Business Objects (BO) – statistika (kogutakse statistikat eksamite soorituse kohta büroode, eksamineerijate, kategooriate jms lõikes)

X-tee teenused (jt liideseid)

Tänane olukord

Läbi Eesti.ee toimingud puuduvad.

Tuleviku vaade

Alusandmestik asub ja seda hallatakse ainult ARIS2-s.

Lisada Eesti.ee keskkonda vaated ja lingid ning võimaldada Eesti.ee kaudu isikul vaadata enda:

liiklusregistrisse esitatud taotluseid, sh tasutud riigilõive (eksam, juhiluba)

sooritatud eksameid

tellida teavitusi (eksamiaja meeldetuletus, teooriaeksami kehtivuse lõppemise teavitus)

Veebidisaineri/analüütiku poolt tehtav funktsionaalsuste analüüs ja wireframed

Tellija ettevõtte poolt koostatud funktsionaalsuste analüüsi järgi hakatakse koostama veebi sobivat protsessi. Veebipõhise protsessi käigus jälgitakse eelkõige funktsionaalsusele püstitatud eesmärki ja disainitakse vastavalt sellele parim loogiline tee sinna jõudmiseks. Veebipõhise funktsionaalsuste analüüsi tulemuseks on wireframed, kus on selgelt näha kus paiknevad erinevad nupud ning mis leheküljed järgnevad erinevatele nuppudele vajutades.

Wireframed võivad olla nii mustvalged, kui ka poolvärvilised. Mustvalged wireframed aitavad paremini juhtida tähelepanu funktsionaalsusele. Värvilised wireframed annavad paremine edasi terviklikku pilti, kuid võivad tõmmata liitalt tähelepanu. Wireframe’de koostamise ja läbiarutamise faasis tuleb keskenduda funktsionaalsusele, mitte arutleda, mis värve me kuskil kasutame.

Veebianalüütiku poolt tehtava analüüsi käigus selgitatakse välja kitsaskohad, mis on jäänud ettevõtte poolt tehtud analüüsis veel tähelepanuta. Veebianalüüsi käigus võib selguda, et ettevõtte protsessid vajavad terviklikult arendamist ennem, kui saab funktsionaalsustega veebi minna.

MA näide: uute funktsionaalsuste välja arendamise käigus jõudsime ühe suure ja olulise punktini, mida polnud eelanalüüsis suudetud ette näha. Nimelt hetkel füüsilises kanalis eksisteeriv riigilõivude struktuur ei sobinud oma olemuselt veebi.

Näiteks, kui inimene tuleb maanteeameti esindusse auto dokumentidesse uut kasutajat lisama, siis selle protsessi eest tuleb tal tasuda X eurot ja tegevuse tulemusena tuleb inimesel oodata mingi kindel hulk aega järjekorras, millele järgneb tema personaalne teenindamine ja tegevus lõppeb uue dokumendi trükiga. See summa tundub kindlasti inimesele suur, kuid ta tunnetab, et ta on midagi selle summa eest ikkagi saanud.

Kui nüüd inimene tuleb uude iseteenindusse uut kasutajat lisama, siis kogu protsess võtab tal kokku mitte rohkem, kui 10 minutit. Kõik kasutaja vahetamiseks vaja minevad tegevused teeb ta ise ära, siis sellise lihtsa ja lühikese protsessi eest võib inimesele selgelt tunduda küsitav tasu ebaõiglane. Kui MA jaoks muutuvat protsessid lihtsamaks ja kulusäästlikumaks, siis peaks see muutuma ka klientide jaoks soodsamaks.

Antud probleemi lahendamiseks kutsuti maanteeametis kokku töögrupp riigilõivude süsteemi üle vaatamiseks ning valitsusele muudatusettepanekute tegemiseks.

Protokollimine

Koosolekuid tuleks kindlasti protokollida, et tähtsamad otsused saaksid kirja ning ühiselt kinnitatud. Kui projektid on pikad, siis paratamatult tuleb ette hetki, kus ei suudeta meenutada, mida mingis olulises asjas täpselt otsustati. Siis on võimalik otsida konkreetse koosoleku protokoll välja ja üle vaadata.

Protokollija ja koosoleku läbiviija peaks efektiivsuse mõttes olema eraldi isikud. Nii ei jää koosolekud toppama ning saab ka rohkem kirja.

Eraldiseisvas dokumendis Lisa2 on toodud protokolli näidis.

Projektijuhtimise tarkvara

Suuremate projektide puhul on soovituslik kasutada projektid juhtimiseks sobilikku tarkvara. Taoliste tarkvarade kasutamise pluss on, et saab määrata konkreetsed vastutavad ja tähtajad erinevatele projektiosadele ja ülesannete täitmist on lihtsam jälgida. Erinevaid süsteeme on võimalik seadistada nii, et saadavad mingi kindla aja tagant välja teavitusi ja meeldetuletusi.

Maanteeametis on suuremat projektid juhtimiseks kasutusel tarkvara Buxzilla. Tuntumatest projektijuhtimistarkvaradest võiks veel nimetada Yira ja Basecamp.

E-mail

Kui suhtlust palju, siis tuleks email kasutamine võimalikult kõrvale jätta. Mailides teemadel/küsimustel järje pidamine on ajakulukas. Kui on palju projektiosalisi muutub mailides info väga mahukaks ja raskesti hoomatavaks.

Skype

Kiire, mugav ja odav töövahend väiksemate ja konkreetsemate küsimuste kiirelt lahendamiseks. Projekti alguses peaksid projekti võtmeisikud vahetame omavahel kontakte ning projekti juht võiks kohe luua Skype töögrupid, kes erinevatel teemadel hakkavad ühiselt arutlema.

¹. Täpsemalt on võimalikud taotluse liigid ja nende valikute tingimused kirjeldatud dokumendis JUH003 Võimalikud taotluse liigid.doc ↩

². Ei ole täpselt teada, millal realiseeritakse ↩

³. Juhiluba väljastatakse järgmisel tööpäeval, riigilõiv 51,12 € ↩

⁴. Riigilõiv 25,56 € ↩

⁵. TIS-is peaksid e-tõendid rakenduma jaanuaris 2014 ↩

⁶. Ei ole täpselt teada, millal andmevahetus rakendub ↩